VvE beheer tegen een scherp tarief

Wij krijgen regelmatig vragen over het beheer, bestuur en juridische kwesties rond Verenigingen van Eigenaren. Hieronder een lijst met de meest gestelde vragen en de antwoorden.

1. Wat is een Vereniging van Eigenaren (VvE)?
2. Wat is het doel van een VvE?
3. Hoe gaat de oprichting van een VvE in zijn werk?
4. De structuur van een VvE.
5. De taken van de bestuurder van de VvE.
6. De bevoegdheid van de bestuurder van de VvE.
7. Vergaderingen van de VvE.
8. Stemrecht.
9. Plichten van de eigenaren.
10. Wat is een slapende VvE?
11. Kunnen huurders meebeslissen over het onderhoud van het appartementencomplex?
12. Als ik ga verhuizen, krijg ik dan mijn aandeel in het reservefonds groot onderhoud terug?
13. Moet ik meebetalen in de kosten van onderhoud van een lift?
14. Mag ik een houten vloer of plavuizen in mijn appartement aanbrengen?
15. Moet ik meebetalen aan de kosten van vervanging van de raamkozijnen van mijn buren?
16. Mag ik mijn appartement verhuren?
17. Wat is een splitsingsakte en waar kan ik terecht als ik er geen heb?
18. Ik heb twee splitsingsaktes. Kan dit wel?

1. Wat is een Vereniging voor Eigenaren?
VvE betekent Vereniging van Eigenaars. De vereniging is de vertegenwoordiger van de gezamenlijke appartementseigenaars, die op haar beurt weer vertegenwoordigd kan worden door een bestuurder. De VvE voert het beheer over de gemeenschap en ziet toe dat elke eigenaar en gebruiker de regels naleeft zoals neergelegd in de splitsingsakte, het splitsingsreglement en eventueel het huishoudelijk reglement.

2. Wat is het doel van een VvE?
In de wet staat als doel van VvE’s: ‘De oprichting van een vereniging van eigenaren, die ten doel heeft het behartigen van gemeenschappelijke belangen van de appartements- eigenaren en de statuten van de vereniging’.

3. Hoe gaat de oprichting van een VvE in zijn werk?
De initiatiefnemer tot het bouwen van een woongebouw, dit kan een aannemer, project- ontwikkelaar, verhuurder, etc. zijn, laat het woongebouw ‘splitsen’in appartementen. Voor het splitsen dient het volgende te zijn geregeld:

• Het gebouw dient geschikt te zijn om in afzonderlijke eenheden te worden gesplitst (bv, er dienen gescheiden ingangen te zijn).
  
• Er dienen splitsingstekeningen van het gebouw te zijn.
  
• Er dient een taxatierapport van de waarde van de te splitsen woningen te zijn.
  

Voorafgaand aan de bouw maakt de notaris de splitsingsakte op. Het afgeven van een splitsingsakte betekent automatisch dat er een Vereniging van Eigenaren is, ook al weten de eigenaar dat nog niet. Dus iedere appartementseigenaar is van rechtswege automatisch lid van de vereniging van eigenaren (VvE).

4. De structuur van een VvE.
De appartementseigenaren vormen samen de Vereniging van Eigenaren. De vergadering van eigenaars is het hoogste orgaan van de VvE. Daarnaast dient een VvE een bestuurder te hebben. Er kan sprake zijn van een kascommissie, die de opdrachten en de financiële stukken achteraf toetst en goedkeurt. De kascommissie wordt door de vergadering van eigenaars benoemd en doet van zijn bevindingen ook weer verslag aan deze vergadering.

5. De taken van de bestuurder van de VvE.
a. Het opstellen van een globaal reserveringsplan t.b.v. onderhoud. Het gezamenlijk plegen van onderhoud is de kern van de VvE. De eigenaren samen zijn namelijk verantwoordelijk voor het onderhoud aan bijvoorbeeld daken, goten, schoorstenen en het schilderwerk.

b. Het hieruit samenstellen van een begroting. Elk jaar wordt er een begroting opgesteld, op grond waarvan de bijdragen van de appartementseigenaren wordt bepaald. De begroting bevat o.a. de volgende posten:

• Onderhoud - De dagelijkse reparaties.
  
• Opstalverzekering - De bestuurder sluit als geheel een opstalverzekering af op naam van de gezamenlijke appartementseigenaren. De te betalen premie wordt in de begroting opgenomen.
  
• Reservefonds - Een fonds voor toekomstig groot onderhoud en voor onvoorziene uitgaven.
  
• Bestuurs- en administratiekosten - Een vast bedrag voor de bestuurder voor verrichte werkzaamheden (administreren, aanvragen offertes, etc.).
  
• Kosten voor energieverbruik in de algemene ruimten.
  

c. Het daarmee vaststellen van de periodieke bijdragen. De periodieke bijdrage van de eigenaren wordt bepaald a.h.v. de breukdelen zoals vermeld in de splitsingsakte. Bijdrage voor onderhoud, administratie, verzekering, etc.

d. Het incasseren van deze periodieke bedragen. De bestuurder ziet toe op (het op tijd) betalen. Bij het achterwege blijven van betalingen van de door de algemene ledenvergadering vastgestelde periodieke bijdrage, zal de bestuurder, na enige malen te hebben gemaand, de vorderingen na akkoord van de vergadering in handen moeten geven van een deurwaarder.

e. Het beheren van de financiën. De VvE heeft een bank- of girorekening op naam van de VvE.

f. Het samenstellen van de financiële stukken. Jaarlijks legt de bestuurder aan de algemene vergadering, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, rekening en verantwoording af over het gevoerde financiële beheer. De bestuurder stelt een balans en een exploitatierekening op. Overschrijdingen en andere uitgaven dienen door hem te worden toegelicht.
De eventuele ingestelde kascommissie controleert jaarlijks voorafgaand aan de vergadering de financiële stukken en brengt van zijn bevindingen schriftelijk verslag uit tijdens de vergadering.

g. Het uitschrijven van de vergaderingen. De VvE vergadert in principe één- of tweemaal per jaar. Indien gewenst kan daarnaast iedere eigenaar een vergadering bijeenroepen.

h. Het notuleren van de vergadering.

i. Het uitvoeren van de besluiten welke in de vergadering zijn opgenomen. De bestuurder dient besluiten, die in de vergadering van eigenaars zijn opgenomen, uit te laten voeren. De vergadering van eigenaren mag geen besluit nemen dat stridig is met de wet, het splitsingsreglement, de splitsingsakte en de goede trouw van de betreffende VvE. Nieuwe appartementseigenaren dienen zich aan de door de VvE genomen besluiten te houden.

j. Het beoordelen van offertes.

k. Het begeleiden van onderhoudswerken. De bestuurder vraagt offertes aan, verstrekt opdrachten tot uitvoeren van periodiek en incidenteel onderhoud. Ook controleert de bestuurder de uitvoerende werkzaamheden (tegen aanvullend tarief) en zorgt voor betaling van de nota’s.

l. Het afsluiten van verzekeringen. Voor het gebouw, dat in appartementen is gesplitst, wordt een collectieve opstalverzekering, aansprakelijkheidsverzekering en eventueel glasverzekering en rechtsbijstandverzekering door de VvE afgesloten.

6. De bevoegdheid van de bestuurder van de VvE.
De bestuurder ontleent zijn bevoegdheid enerzijds aan de wet, de splitsingsakte, het splitsingsreglement, de besluiten van de VvE en aan de begroting van de VvE. Anderzijds heeft de bestuurder ook zelfstandige bevoegdheden. Zo mag de bestuurder in spoedeisende gevallen (bijv. lekkage) opdracht geven voor het uitvoeren van reparaties tot een bepaald bedrag.

7. Vergaderingen VvE.
In principe wordt er één- of tweemaal per jaar een vergadering belegd. Op verzoek van één of meerdere eigenaren (aantal eigenaren met minstens 10% van het bezit) kan dit aantal worden uitgebreid. De vergadering wordt altijd in het voorjaar gepland zodat het jaarverslag van het voorgaande jaar en de begroting voor het komende jaar kan worden besproken. De oproeping voor de vergadering met de vergaderstukken worden minstens 15 dagen (m.u.v. de verzend/ontvangst-dagen) voor de vergadering door de bestuurder aan de eigenaar toegestuurd. Indien gewenst kunnen de eigenaren agendapunten aandragen. Deze dienen echter wel ruimschoots voor de vergadering bij de bestuurder te worden gemeld.

8. Stemrecht
Tijdens een vergadering moet minstens dat aantal eigenaren aanwezig zijn, dat gezamenlijk meer dan 50% van het woongebouw bezit. Dan pas kunnen er rechtsgeldige besluiten worden genomen. Voor besluiten die bindend zijn voor alle leden van de VvE is een meerderheid aan stemmen nodig (minimaal 51%). Voor besluiten van aanmerkelijk belang, dient een meerderheid van ten minste 75% van de stemmen aanwezig te zijn. Een eigenaar die niet bij een vergadering aanwezig kan zijn kan een andere eigenaar machtigen voor hem te stemmen.

9. Plichten van de eigenaren.
Alle eigenaren zijn verantwoordelijk voor het woongebouw waarvan hun appartement deel uitmaakt. Zij dienen zich als goed huisvader voor het appartementengebouw te gedragen. De belangrijkste plicht van iedere eigenaar is het betalen van een bijdrage, zoals in de splitsingsakte staat aangegeven.

10. Wat is een slapende VvE?
In de splitsingsakte staat meestal vermeld dat de VvE is opgericht. Er staat dan ook bij hoe de VvE heet, bijvoorbeeld “Vereniging van Eigenaars Spoorlaan 2 t/m 30 (even nummers) te Apeldoorn”. De VvE bestaat dus wel maar kan een slapend bestaan gaan leiden als er niet vergaderd wordt en als en geen periodiek onderhoud wordt gepleegd aan de gemeenschappelijke gedeelten en –zaken. Er is dan ook geen bestuurder en geen voorzitter. De VvE heeft geen collectieve opstalverzekering en er is geen VvE-rekening. En elke appartementseigenaar rommelt maar wat aan in zijn eigen appartement.

Omdat er geen periodiek onderhoud wordt gepleegd aan de gemeenschappelijke gedeelten en zaken, zoals de gevels, het dak, de riolering en de raamkozijnen, komt zo’n slapende VvE vroeg of laat in de problemen. Meestal wordt de slapende VvE bruut wakker geschud door een aanschrijving van de gemeente waarin de gemeente vermeldt dat de appartementseigenaars gezamenlijk het pand moeten gaan onderhouden en als ze dat niet doen dan doet de gemeente dat op kosten van de appartementseigenaars. En dan zijn de kosten om het pand weer in redelijke staat van onderhoud te brengen heel erg hoog. Het is verstandig om in zo’n situatie bij de gemeente te informeren naar subsidiemogelijkheden en voor de toekomst het periodiek onderhoud en de reservering hiervoor als agendapunt op te nemen.

11. De woningcorporatie is bezig om de leegstaande appartementen niet meer te verhuren maar te verkopen. De huurders willen meebeslissen over het onderhoud van het appartementencomplex. Wie beslist hier nu uiteindelijk over?
Alle appartementseigenaars zijn mede-eigenaar van het gehele appartementencomplex met bijbehorende grond. De eigenaars zijn verenigd in een VvE die het beheer voert over de gemeenschap. De VvE beslist of en wanneer er onderhoud gepleegd moet worden en tegen welke kosten. De huurders maken geen onderdeel uit van de VvE en hebben geen toegang tot de vergadering van eigenaars en zij hebben hierin ook geen stemrecht, tenzij zij hiertoe door de verhuurder of een andere eigenaar zijn gemachtigd. De appartementseigenaars, waaronder de verhuurder, hebben wel stemrecht. De huurders kunnen natuurlijk wel overleg voeren met hun verhuurder. Deze kan op zijn beurt de kwestie voorleggen aan de VvE.

12. Als ik ga verhuizen, krijg ik dan mijn aandeel in het reservefonds groot onderhoud terug??
Nee. U heeft als appartementseigenaar uw aandeel in de onderhoudsreserve betaald en het reservefonds is ten behoeve van de VvE. Wel kunt u bij de verkoop van uw appartementsrecht vermelden dat dit tevens omvat uw aandeel in het reservefonds. De koper is dan alleen overdrachtsbelasting verschuldigd over de koopprijs verminderd met uw aandeel in het reservefonds.

13. Het appartementencomplex waarin ik woon heeft vanaf de bouw een lift. Ik woon op de begane grond en ik maak bijna nooit gebruik van deze lift. Moet ik dan toch meebetalen in de kosten van onderhoud van deze lift?
Dit is afhankelijk van wat uw splitsingsreglement bepaalt. Valt de lift onder de gemeenschappelijke gedeelten en zaken, dan komen de kosten van onder meer onderhoud van de lift voor rekening van de gezamenlijke eigenaars of te wel de VvE. Maar het splitsingsreglement kan hierbij ook bepalen dat de kosten van onderhoud slechts voor rekening komen van een bepaald aantal eigenaars, bijvoorbeeld alleen voor rekening van de eigenaars vanaf de eerste verdieping en dan bijvoorbeeld ieder voor een gelijk deel. Het is dus verstandig om de splitsingsakte en het daarbij behorende splitsingsreglement goed door te nemen.

14. Mag ik een houten vloer of plavuizen in mijn appartement aanbrengen?
Het antwoord hierop is afhankelijk van wat hierover is geregeld in uw splitsingsreglement en/of het huishoudelijk reglement. Het kan zijn dat deze reglementen niets bepalen over deze zogenaamde ‘harde vloerbedekking’. U mag dan harde vloerbedekking aanbrengen, mits u geen onredelijke hinder veroorzaakt aan andere eigenaars of gebruikers. Bij een oud appartementengebouw moet u er rekening mee houden dat de buren elkaar al met een zachte vloerbedekking horen. Om problemen en conflictsituaties te vermijden is het dan verstandig om geen harde vloerbedekking aan te brengen. Bij nieuwere appartementencomplexen is de bouwconstructie van het pand zodanig dat er waarschijnlijk weinig geluidsoverlast zal zijn. Toch is het dan verstandig om de nodige informatie in te winnen over geluidsisolerende maatregelen voordat u een harde vloerbedekking gaat aanbrengen.

Het kan zijn dat het splitsingsreglement en/of het huishoudelijk reglement het aanbrengen van harde vloerbedekking verbiedt of aan bepaalde voorwaarden verbindt. Deze regels moeten dan worden opgevolgd. Legt u toch, in strijd met deze regels, een harde vloerbedekking, dan kan de VvE eventueel via de rechter vorderen dat u deze harde vloerbedekking weer verwijderd dan wel dat u zodanige voorzieningen treft dat wordt voldaan aan de regels in het splitsingsreglement en/of het huishoudelijk reglement.

15. Moet ik meebetalen aan de kosten van vervanging van de raamkozijnen van mijn buren?
Ja, als de buren onderdeel uitmaken van uw VvE en de raamkozijnen tot de gemeenschappelijke gedeelten en zaken behoren. In het splitsingsreglement wordt meestal een opsomming gegeven van de gemeenschappelijke gedeelten en zaken. Als in deze opsomming de raamkozijnen zijn opgenomen dan komen de kosten van onder meer onderhoud en vervanging van deze raamkozijnen voor rekening van alle eigenaars gezamenlijk, ieder voor hun aandeel. Het doet er hierbij in principe niet toe of u in het verleden de raamkozijnen van uw eigen appartement zelf en voor eigen rekening heeft vervangen.

16. Mag ik mijn appartement verhuren?
Dit is afhankelijk van de inhoud van uw hypotheekakte en van uw splitsingsreglement. In uw hypotheekakte kan een bepaling zijn opgenomen dat u het appartement niet zonder toestemming van de hypotheekhouder mag verhuren. In uw splitsingsreglement is meestal een bepaling opgenomen over het in gebruik geven van een appartement aan een ander. Hierin kan bijvoorbeeld zijn bepaald dat u uw appartement mag verhuren aan wie u dat wil. De huurder moet dan meestal wel een verklaring ondertekenen inhoudende dat hij het splitsingsreglement en het huishoudelijk reglement van de VvE zal naleven. De VvE mag in een huishoudelijk reglement de verhuur niet verbieden of aan bepaalde voorwaarden verbinden. Dit is echter anders indien in uw splitsingsakte de verhuur aan bepaalde voorwaarden is verbonden of als de zogenaamde ‘Annex 1’ van toepassing is verklaard. Deze Annex 1 is een variatie op het model-splitsingsreglement. In de Annex 1 kan zijn bepaald dat bij verhuur de huurder het gebruik van het appartement alleen kan verkrijgen na voorafgaande toestemming van het bestuur of van de vergadering van eigenaars. Het bestuur of de vergadering mag de huurder dan alleen weigeren indien naar redelijkheid en billijkheid van de overige bewoners niet mag worden verlangd dat zij de huurder in hun midden opnemen. Dit soort situaties doet zich met name voor bij serviceflats, seniorenflats, etc.

17. Wat is een splitsingsakte en waar kan ik terecht als ik er geen heb?
Een splitsingsakte is een notariële akte waarin het gebouw en de daarbij behorende grond gesplitst is in meerdere appartementsrechten. De splitsingsakte geeft een opsomming van onder meer de zogenaamde privé-gedeelten. Elke appartementseigenaar heeft het exclusieve gebruiksrecht van een privé-gedeelte, zoals een appartementswoning, een berging, een garage, een parkeerplaats, een bedrijfsruimte, etc.
De splitsingsakte bevat tevens een splitsingsreglement of ze verwijst naar een van de vier model-splitsingsreglementen en zij kan hierop vervolgens aanvullingen en wijzigingen geven. In het splitsingsreglement staan onder meer de rechten en de verplichtingen van de appartementseigenaars en het stemrecht. Uit het splitsingsreglement blijkt tevens voor welk aandeel de eigenaars moeten bijdragen in de schulden en kosten van de VvE.
De splitsingsakte is ingeschreven in de openbare registers van de ‘Dienst van het Kadaster en de Openbare Registers’. Elke regio heeft zijn eigen kadaster en het hoofdkantoor is gevestigd in Apeldoorn. Tegen betaling van geringe kosten kunt u hier een afschrift van de splitsingsakte opvragen. U kunt natuurlijk ook bij andere appartementseigenaars in uw eigen appartementencomplex een kopie van de splitsingsakte vragen.

18. Ik heb twee splitsingsaktes. Kan dit wel?
Ja, als er sprake is van een hoofdsplitsing en een ondersplitsing. Deze constructie wordt vaak toegepast bij een appartementencomplex dat uit woningen en winkels bestaat. Het complex wordt dan gesplitst in twee appartementsrechten, te weten woningen en winkels. Vervolgens vindt er een ondersplitsing plaats van de woningen. De woningeigenaars vormen samen een onder-VvE. Zij hebben een eigen splitsingsakte, splitsingsreglement, bestuur, voorzitter, etc. Tezamen met de winkels vormen ze een hoofd-VvE. Deze constructie is handig als het onderhoud van de gemeenschappelijke gedeelten van de woningen alleen voor rekening komt van de woningeigenaars en het onderhoud van de winkels alleen voor rekening is van de winkeleigenaars. Zo kan de onder-VvE dus rustig vergaderen, zonder de andere eigenaars in het complex lastig te vallen. Alleen over die zaken waarbij alle eigenaars zijn betrokken, wordt dan beslist in de hoofd-VvE.

Bron: nhvb.nl